Pentingnya Pelatihan Manajemen Arsip untuk Perusahaan

Manajemen arsip adalah ilmu yang harus dipelajari oleh staff perusahaan agar mengetahui cara penyimpanan arsip termasuk kapan seharusnya dimusnahkan. Dan Jasa pemusnahan dokumen arsip Crown Records Management adalah satu dari jasa yang membantu dalam memusnahkan arsip secara terpercaya.

Dengan bertambahnya usia perusahaan, jumlah arsip tentu saja akan bertambah. Hal ini menjadi tidak mungkin untuk terus disimpan karena arsip terdahulu tidak kesemuanya bisa digunakan untuk perusahaan di masa depan. Itulah mengapa, pemusnahan arsip perlu dilakukan.

 

Pentingnya Manajemen Arsip

Manajemen arsip adalah sebuah tugas pengelolaan untuk menyusun data perusahaan dari awal ada hingga masa kini termasuk data klien, keuangan, data staff, dan sebagainya. Berikut pentingnya keberadaan manajemen arsip:

1.    Untuk melakukan perencanaan awal dan mengatur perusahaan melalui pengarahan sehingga kinerja perusahaan bisa berjalan dengan maksimal.

2.    Sebagai sarana pencatat kebijakan atau keputusan perusahaan secara akurat dan lengkap.

3.    Untuk mengetahui jumlah arsip keseluruhan yang dimiliki perusahaan.

4.    Sebagai bahan untuk membuat kebijakan yang baru dengan lebih praktis melalui penyesuaian dengan kemajuan teknologi.

5.    Sarana untuk menyimpan catatan perjalanan perusahaan dengan baik.

 

Pelatihan Manajemen Arsip

Pelatihan ini diperuntukkan bagi staff arsip, petugas administrasi, pengolah data, sekretaris, dan juga seluruh bagian perusahaan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip.

Memahami pentingnya manajemen arsip, materi yang seharusnya disampaikan pada peserta pelatihan adalah:

1.    Tentang arsip dan dokumen perusahaan.

2.    Pentingnya arsip dan dokumen bagi kemajuan perusahaan.

3.    Klasifikasi dan indeks arsip.

4.    Dokumen elektronik.

5.    Kendala serta permasalahan yang dihadapi pengelola arsip.

6.    Peraturan mengenai pengelolaan arsip.

7.    Manajemen dokumen dan filling system.

8.    Metode pengawasan dan pemindahan arsip.

9.    Memilih alat dan perlengkapan untuk filling.

10. Pembentukan dan pemeliharaan pada filling system.

11. Prosedur paling efisien.

12. Database pada aplikasi.

13. Manajemen sistem pada dokumen elektronik.

 

Tujuan Adanya Pelatihan Manajemen Arsip

Pelatihan manajemen arsip dilakukan untuk memberikan pemahaman kepada stuff pengelola arsip agar dapat memahami prinsip, kaidah, standar, dan juga peraturan kearsipan di Indonesia.

Hasil dari pelatihan akan diterapkan di perusahaan dengan tujuan mampu memudahkan kinerja perusahaan dengan mengelola arsip secara benar.

 

Apa yang terjadi jika tidak ada pelatihan manajemen arsip?

Jika pelatihan manajemen arsip tidak dilakukan, maka stuff tidak akan memahami fungsi arsip sehingga fungsi arsip penting perusahaan tidak akan tercapai dan tidak bisa dijadikan penunjang untuk aktivitas lainnya.

Selain itu, dengan tidak adanya pelatihan manajemen arsip, stuff terkait tidak akan sesuai dengan kualifikasi stuff kearsipan. Hal ini menyebabkan kebingungan dan kerancuan dalam pengelolaan arsip. Arsip tidak akan tertata dengan baik dan kehilangan dokumenpun mungkin terjadi.

 

Dengan melakukan pelatihan manajemen arsip, perusahaan berusaha menyamakan persepsi terkait pengelolaan arsip. Hal ini akan membantu kinerja perusahaan lebih tertata dan juga efektif.

Tentu saja setiap perusahaan memiliki arsip yang beraneka, itulah mengapa, pelatihan tidak bisa dipimpin oleh sembarang orang. Melainkan oleh mereka yang berpengalaman di bidangnya dan juga lulusan yang ternama di bidang manajemen arsip.

 

 

Tweet

Subscribe to receive free email updates: